• 前言
  為簡化本府各機關人事對於同仁之差勤管理作業、提升作業效率，將差假申請改採線上申請、線上批核等系統化管理，以達無紙化作業，並為整合資源、降低系統重複開發成本，於99年起本府採行政院人事行政總處(以下簡稱人事總處)授權同意本府建置及使用人事總處開發之「全國共享版機關內部差勤電子表單」系統。配合本府環境需求進行共同性資訊系統作業環境之客製化功能開發，並增加線上請領加班費、差旅費功能之費用請領子系統，訂定本府統一版本「差勤及費用請領表單系統」(包含差勤子系統與費用請領子系統，以下簡稱本系統)，推廣至所屬各級機關使用。本系統提供之作業有：
  • 一般使用者：提供各項差假線上表單操作、批核及查詢(含一般休請假/公出差/加班/補休/代理移轉等作業)，提供線上請領加班費、差旅費申請。
  •  差勤管理者：可設定機關組織基本資料、使用者個人資料、制度管理、批核流程、刷卡及出勤資料維護、各類差假及加班管理、產出差勤統計報表，並提供訊息公告及介接刷卡機具設備等差勤資料管理事項之建置維護。
  •  如機關(如圖書館、地政事務所等)有輪班(值班)需求，本系統亦提供輪班(值班)作業供機關設置輪班(值班)表。 
  • 協助各機關差勤指紋機設備導入、設備維護及資料介接。
  • 介接本府相關應用系統，提升服務品質及簡化作業流程。

本系統架構圖如下：本府同仁由員工入口網（E化公務入口網）進入，刷卡機每日定期將刷卡資料匯入差勤子系統，差勤子系統與陳情整合平台、公文整合系統介接，費用請領子系統將資料轉匯出納送轉存銀行。

圖一、系統架構圖

• 業務成果
  • 增加「費用請領子系統」，提供線上請領加班費和差旅費(含線上簽核、預算科目分拆、銀行轉存、email核撥款項通知同仁等作業)，以方便同仁即時掌握費用申請進度；費用管理者採紙本及線上雙軌審核機制、雙重把關提升費用核對發放之準確度，完成本府統一版本「差勤及費用請領表單系統」，並推廣至所屬各級機關使用，持續配合人事總處、業務機關業務或政策調整系統功能。
  • 於104年度與本府公文整合系統介接，提供差假代理資訊，免去同仁於差假期間須重複於公文整合系統人工設定代理人，提升服務品質及同仁作業效率。
  • 於105年度與本府人民陳情整合平台介接，提供差假代理資訊，免去同仁於差假期間須重複於陳情整合平台人工設定代理人作業，簡化流程、加速案件之辦理。
  • 再與本府薪資系統介接，當同仁每小時加班費有異動時，薪資系統會將資料自動帶入本系統，省去人工設定之不便。
  • 配合一例一修勞基法修改，進行費用請領子系統之功能增修，於108年6月17日正式上線。
  • 為使本系統運作順暢，於108年6月1日更換系統老舊設備，並於109年7月10日導入WebITR 2.0 RWD響應式網頁設計網功能。
  • 為方便同仁能對系統操作有所了解，提供「線上教學」影片，方便觀看相關差勤課程，減少對系統操作之疑問。
  • 系統推廣導入：截至114年4月底，已完成本府29個一級機關及118個二級機關導入使用。 

• 展望未來
  •  持續維運系統及汰換老舊設備，並監督系統效能，達到系統服務不中斷目標。
  • 秉持資源共享原則，持續推廣導入至本府其他機關使用，減少系統開發成本、達成系統共構、資源互相分享之目的。
  • 不定期配合人事總處之版本更新作業，以符合人事差勤管理規範。為持續優化系統功能及操作便利性，並就機關使用者需求，定期協同本府人事處、秘書處及主計處召開專案會議討論，以期系統能更貼近使用者需求，提供更便利之操作介面及功能、介接相關應用系統，以提升服務品質及簡化作業流程。
  • 除「線上教學」影片外，亦配合需求辦理教育訓練。